Konraad a Cégépítő Blog

Érdekességek, tippek trükkök a menedzsment világából

 A delegálásról elsőre sokan gondolják azt, hogy egyszerű. Hiszen csak elmondom, leírom hogyan kell jól csinálni a dolgokat, és úgy kell csinálni. "De valahogy, fogalmam sincs miért, képtelenek úgy csinálni, pedig hányszor elmondtam már".

Ami egy tulajdonosnak pofonegyszerű: néha felhívni a fontos ügyfeleket és beszélgetni velük, megnyugtatóan mosolyogva beszéni egy kiborult vevővel, lelkesíteni a kollégákat és elérni, hogy maradjanak bent tovább, gyorsan szétdobni a feladatokat vészhelyzetben...mindez mások számára érthetetlen módon gyakran megvalósíthatalan.

Mi áll emögött?

Nem, nem az, hogy alkalmatlanok, lusták, elkényelmesedtek, nem gondolkodnak a munkatársak. Az igazság az, hogy legyakrabban vezetőként, tulajdonosként, mi magunk okozzuk a helyzetet - ami jó hír mert mi tudunk változtatni is rajta.

Elindítottam az üzletet, átvészeltem a kezdeti nehéz időszakokat, és megtanultam hogyan kell jól csinálni a dolgokat. És tényleg jól csinálom őket, hiszen másként nem menne a cégem. Akkor fogom másokban is bízni, ha ők is meg tudják csinálni amit én. Elmondom hát nekik, hogyan kell megoldani egy helyzetet, eladni egy projektet, megszervezni a logisztikát stb. Csakhogy ezzel levettem a felelősséget a vállukról (vagy sosem tettem rá).

Mert, ha a szituáció nem egyezik azzal, amire leírtam, hogyan végezze a dolgát, akkor a kolléga választás elé kerül:

csinálja úgy, ahogy mondták, vagy "szegje meg a szabályokat". A tapasztalat azt mutatja, hogy a legtöbbször nem szegik meg. Levédik magukat azzal, hogy "a főnök nem mondta, ilyen esetben mit csináljunk". Gyakori az is, hogy semmit nem csinálnak, inkább halogatnak, várják, hogy megmondják nekik "mi legyen"

"Nem gondolkodik a kolléga" vágnánk rá, de épp mi vesszük el a gondolkodás lehetőségét azzal, hogy előírjuk és ellenőrizzük, hogyan végzik a dolgukat. Sok beosztottól hallom az interjúk során, hogy "droidokként...robotokként kezelnek minket", miközben a tulajdonosok azzal vádolják őket, hogy maguktól nem csinálják meg rendesen a dolgokat.

Mi a megoldás?

Elméletben egyszerű: ahelyett, hogy azt mondanám meg valakinek és azt ellenőrizném, hogyan végzi el a munkáját, azt mondom el, milyen eredményt várok el töle. Ezzel nem csak a feladatokat adom ki neki, hanem annak a felelősségét is a vállára teszem, hogy teljesüljenek az elvárások. A delegálás tehát nem (csak) azt jelenti, hogy mostantól  más csinálja azt, amit korábban én. Azt jelenti elsősorban, hogy most már más a felelős azért, ami korábban az én reszortom volt. Nem arra vagyok kíváncsi, hogy pontosan úgy csinálta-e ahogy leírtam, hanem arra, hogy elérte-e a kívánt eredményt.

De pontosan itt jelennek meg a nehézségek, innen válik összetetté a dolog. Felmerül ugyanis néhány kérdés:

Van-e megfelelő személy, aki pontosan megérti (átérzi) az elvárásaimat és képes felvállalni az ezzel kapcsolatos felelősséget? Megérti-e például a pénzügyesem, hogy nekem zsigeri fájdalmat okoz, ha előre kell áfát befizetni. Vállal-e konfliktust az ügyfelekkel a rövidebb fizetési határidőkért? Megoldja-e, hogy az alvállalkozók számlái teljesítési szinkronban legyenek a mi számláinkkal? Vagy ehelyett csak arra figyel, hogy a bonyolult excel táblázatában minden szám pontosan bele legyen gépelve - "hiszen neki ez a pénzügyes dolga, hogy vezesse a táblázatokat".

Megvannak-e az illető képességei ahhoz, hogy rábízhassuk a felelősséget? Egyik ismerősöm cégét felvásárolta egy multinacionális vállalat. Teljesen le volt döbbenve, hogy nem a legjobb marketingest nevezték ki marketing vezetőnek. Aztán elmondták neki: nem abban kell a legjobbnak lennie, ahogy megcsinál egy kapmányt -persze tudnia kell hogyan megy ez- hanem abban, hogy azt zökkenőmentesen megcsináltassa másokal. És ehhez más képességek kellenek.

Megfelelő-e a kolléga felhatalmazása ahhoz, hogy felelősséget is tudjon vállalni? Van-e lehetősége az értékesítőnek arra, hogy speciális kedvezmént adjon, ha kell? Megvan-e a felhatalmazása a műszakvezetőnek ahhoz, hogy hazaküldjön valakit, ha nem felel meg a minimális követelményeknek és behívjon mást helyette?

Motivált-e arra, hogy felvállalja a felelősséget? A felelősség stresszel jár. Dönteni kell, néha hiányos vagy ellentmondó információk alapján. "Bele kell állni helyzetekbe", ki kell találni új megoldásokat, figyelni kell egyszerre több szempontra. Mindez nem abba az irányba tereli az embert, hogy felelősséget vállaljon. Önmagában felelősséget vállalni nem jó. Kell ezért valami plusz motiváció, ami miatt megéri - és ez nem feltétlenül a plusz pénz (itt olvashat a teljesítmény értékelés és visszajelzés szerepéről)

Megkap-e minden támogatást arra, hogy vállalni tudja a felelősséget? A legtöbbször segíteni kell azokat, akik frissen kerülnek egy új pozícióba. Így van ez mindenkivel  akire frissen ruházunk át valamilyen felelősséget.  Lehet, hogy képességekben kell fejlődnie, lehet, hogy a többiek elismerését kell kivívnia és támogatás nélkül ez nehéz. "Az élet ott kezdődik, ahol a komfortzónád véget ér" - tartja a mondás. Szerintem ez hülyeség - a legtöbb ember nem szeret állandó kihívások között, stresszben élni. Akkor várhatom el valakitől, hogy önálló legyen és felelősséget vállaljon, ha tudja, hogy előbb-utóbb komfortos lesz a helyzettel. Segítenem kell abban, hogy "fel tudjon nőni" az elvárásokhoz.

Mit érdemes tehát végiggondolni, amikor szeretnék "kiszállni" a cégem napi oretatív munkájából:

  1. Megvan-e a kollégákban a megfelelő attitűd ahhoz, hogy önállóak legyenek és felelősséget vállaljanak? - ha nincs, akkor ezen dolgozni kell szükség esetén pedig cserélni
  2. Megvannak-e a szükséges képességek azoknál, akikre felelősséget szeretnék átruházni? - ha nincsenek, akkor fejlesztenem kell őket
  3. Meg tudom-e engedni, hogy a kolléga önállóan döntsön a felelősségébe tartozó feladatokról - tudom nehéz, de muszáj lesz
  4. Mit tudok adni neki, hogy ne érezze felesleges plusz tehernek a felelősségvállalást? - nem feltétlenül pénzben kell gondolkodni
  5. Végigbeszéltem-e vele, hogy milyen feltételekkel fogadja el a felelősséget és megállapodtunk-e, hogy miben kap támogatást? - ezzel egyfajta "szerződést" kötünk egymással

 -- | --