Konraad a Cégépítő Blog

Érdekességek, tippek trükkök a menedzsment világából

Nagyobb cégeknél előszeretettel használnak olyan "workflow management" azaz munkafolyamat szervező rendszereket, amik automatikusan kiosztják a feladatokat az érintettek között.

De mi a helyzet a kis a cégekben? Érdemes nagy informatikai rendszerekre költeni?

Az a helyzet, hogy ameddig pár kolléga dolgozik a cégben, addig bármilyen egyszerű projekt menedzsment szoftverrel könnyen meg lehet tervezni, ki milyen feladatot végezzen. Mindezt úgy, hogy közben végig látjuk ki, mikor, mennyire van már előre lekötve munkával.

Ha az élet egyszerű lenne, nem kellene még ilyen szoftveres támogatás sem. Elég lenne papír és ceruza. Csakhogy a feladatok csúszhatnak, változhatnak, bejöhetnek újak vagy eltolódhatnak a korábbiak. Ebből következően, a kollégák leterheltsége is módosul az egyes napokon az eredeti tervekhez képest.

1) A szoftver egyrészt abban jó, hogy megmutatja, kinél mikor lesz "túlcsordulás", kinél mikor szabadul fel idő. Azaz előre látjuk, kinél mennyi időt tudunk még igénybe venni a realitás talaján maradva.

2) Másrészt nagy segítséget jelent abban, hogy reális határidőket szabjunk a munkákhoz. Látjuk azt is, milyen következményekkel jár a többi feladat határidejére és a kollégák terhelésére ha valamit előrébb veszünk vagy épp elhalasztunk.

Kinek hasznos?

Elsősorban azoknál a cégeknél, ahol a munkák inkább egyediek, mintsem sztenderd sorozatgyártásról szólnak.

Nagy segítséget jelent: IT fejlesztőknél és üzemeltetőknél, ügyvédi irodáknál, tanácsadóknál, grafikusoknál, építészeknél, belsőépítészeknél, nyomdáknál akik egyedi megrendelésekre dolgoznak, pályázatíróknál és mindenkinél aki egyedi feladatokat végez a vevőinek.

Hogyan érdemes használni?

    • El kell készíteni előre a munkák feladattervét - ez kicsit sziszifuszi amikor először csináljuk de utána már szinte automatikusan megy
    • A feladattervben megadjuk: hogyan kell követniük egymást a feladatoknak, egy-egy feladat mennyi ideig tart, ki vagy kik végzik és ha van konkrét (kőbe végzett) dátum az elkezdésére, akkor azt is.
    • Javasolt hetente aktualizálni a tervet, áttenni ami elcsúszott, kiegészíteni az új feladatokkal.
    • Az aktualizált terv alapján látjuk, melyik kollégának hogyan változtak a feladatai a következő egy-két hétben. Ki lesz túlterhelve és kinél szabadul fel idő. Ennek fényében lehet dönteni feladatok átcsoportosításáról vagy átütemezéséről.

Ebben a videóban megmutatom, hogyan lehet egyszerűen elkészíteni és aktualizálni a feladattervet egy projekt menedzsment szoftver segítségével

{youtube|uUDzt3feFlM}