Konraad a Cégépítő Blog

Érdekességek, tippek trükkök a menedzsment világából

A lehetőség tehát adott, de előtte meg kell hozni egy fontos döntést

Egy döntést, ami könnyűnek tűnik, de valójában nem az. Tényleg szeretné növelni a céget? Sokan imádják a szakmájukat, abban teljesednek ki, abban van sikerélményük. Reális döntés lehet ezért az is, hogy nincs továbblépés maradok nagy szaktekintély és kisvállalkozó. Gyönyörűen meg lehet élni ebből is, sok munkával és szép sikerekkel.

Mert a növekedés azt jelenti, hogy választani kell: vagy „teljes állásban" foglalkozom a cég építésével (növelésével) vagy ezt másra bízom és megmaradok annál a tevékenységnél, amit szeretek. Ez utóbbi esetben viszont lesz egy főnököm, amit ugye nem igazán kívánunk magunknak a saját cégünkben.

A legtöbben így „teljes állású" cégépítővé válnak. Hogyan induljanak el az úton?

4 kezdő lépés, ha szeretne vállalkozóból előbb-utóbb egy önműködő vállalat tulajdonosává válni

1) Alakítson ki pozíciókat, munkaköröket

blog 150426 2Amikor kezdjük a vállalkozást, legtöbbször szétdobjuk egymás között a feladatokat. Emberekhez és nem pozíciókhoz rendeljük őket. X foglalkozik az ügyfelekkel, a honlappal, az értékesítéssel, Y pedig a beszállítókkal, a könyvelővel az IT-vel. Ez teljesen természetes.

Ahogy azonban növekszik a cég és szaporodnak a feladatok, eljön a létszámbővítés ideje. Ha „mindenest" keresünk, az rendszerint drága, mert olyan valakit kell találnunk, aki a legbonyolultabb feladatot is képes ellátni. Ha vele végeztetjük az egyszerűbb munkákat is, az azt jelenti, hogy ezekben a feladatkörökben „túlfizetjük".Tipikus példa: keresünk valakit, aki megírja az ajánlatokat, előkészíti a szerződéseket, egyeztet az ügyfelekkel, megfőzi a kávét, elintézi a postát, összegyűjti a számlákat stb. Ebből, a szerződés előkészítése, az ajánlatok megírása és az ügyfelekkel való egyeztetés tapasztalt kollégát kíván. A többit megoldja egy egyetemista, diákmunkában.

Lehet, hogy jobban jár, ha egy teljes munkaidős kolléga helyett két részmunkaidőset vesz fel.

  • Írja össze a feladatokat, amik kapcsolódnak egymáshoz és nagyjából ugyanolyan kvalitást igényelnek. Ezekből lesznek a pozíciók, de hívhatjuk őket munkaköröknek is. Nézze meg milyen típusú kolléga kell egy-egy pozícióba és mennyi idejét kötik le a feladatok.
  • Ezután ossza be, hogy ki melyik pozícióban dolgozik. Amíg kisebb a cég, egy-egy kolléga -pláne a tulajdonosok- több pozíciót is betöltenek. Bővítésnél keressen olyan embert, aki az adott pozícióra alkalmas ne olyat, aki „mindenhez ért".
  • Gondolja végig, hogy tulajdonosként melyik pozíciókból száll ki legelőször. Azokat válassza, amikre könnyen talál kollégát és nem fontosak stratégiai szempontból.

2) Alakítson ki kontroll rendszert

A pozíciók kialakítása önmagában kevés. A céget eddig az tartotta össze a mindennapokban, hogy a tulajdonos „mindenhol ott volt". Akkor is összeszedetten kell működni, ha már nem tart mindent közvetlenül a kezében. Erre való a kontroll rendszer.

Fogalmazza meg minden egyes pozíciónál, hogy milyen eredményeket vár. Mikor mondja, hogy jól végzi a dolgát az, aki ott dolgozik? Mik a jelei, hogy valami gond van?

A kontroll rendszer lényege, hogy kiváltsa a tulajdonos folyamatos jelenlétét. Lehetővé teszi, hogy rendszeres időközönként: hetente, havonta, negyedévente megnézze hogyan alakulnak az eredmények. Emellett azonnal érzékelje a jeleket, ha be kell-e avatkoznia valahol.

Az értékesítésnél például rendszeresen beszéljék át, hogy milyen lehetőségek vannak, mit kell tenni a következő időszakban hogy előremozdítsák az eladásokat. Havonta, vagy negyedévente nézze meg hogyan alakultak a tényleges eladások a tervekhez képest. Határozza meg mi az a szint, amit ha nem érnek azonnal beavatkozik. Még az adminisztráció is kontrollálható. Például azzal, hogy egy küszöb-szint alatt legyenek a lejárt kintlevőségek, a dossziéban ott legyen lefűzve az összes szerződés, a raktárkészletről naprakész és pontos kimutatások legyenek stb.

3) Határozza meg a döntési struktúrát

Annál több ideje lesz az érdemi dolgokra, minél kevesebbet kell tépelődni a részletkérdésekkel. A megoldást erre úgy hívják „delegálás". Azt jelenti, hogy bizonyos döntéseket a kollégákra bíz. Ha jó a kontroll rendszer, látni fogja mikor kell beavatkozni ezért a delegálás sem fog kockázatot jelenteni.

A delegálással kapcsolatban általában nem is az a kérdés, hogy kell-e vagy nem. Sokkal inkább az, hogy mit és hogyan. Ennek is a pozíciók adják az alapját. Olyan döntések delegálhatók, amik az adott pozíció teljesítményére, feladataira hatnak. A döntések felelősségvállalást is jelentenek. Ezt sokan nem szeretik. De amíg nem delegál, addig önhöz fognak menni minden kérdéssel. A jó döntéshez pedig szüksége van információkra, így még azzal is foglalkozni kell.

Hogyan szakadjon ki ebből:

  • Határozza meg, mik azok a döntések, amiket a tulajdonos vagy tulajdonosok hozhatnak meg.
  • Határozza meg milyen döntéseket hoznak meg többen: vezetők vagy kollégák. Miben döntenek szavazással, mihez kell teljes egyetértés? Kinek, miben van vétójoga.

Megjegyzés: a csoportos döntések alkalmasak arra, hogy elkenjük a felelősséget", ugyanakkor több információra, több ember bölcsességére alapoznak. A szavazásos döntések gyorsabbak mint azok, ahol teljes egyetértés kell. Ezzel szemben kevésbé foglalkoznak vele, hogy az ellenérdekeltek számára is megfelelő megoldás szülessen.

  • Végül határozza meg, hogy milyen döntéseket hoznak meg saját hatáskörben egy-egy pozíciónál.

Ha egy kolléga nem alkalmas a döntéshozatalra őt kell fejleszteni és nem a döntést máshová tenni (más nem tud az őt érintő kérdésekben jól dönteni)

4) Alakítsa ki az információ-megosztás rendszerét

Amíg a vállalkozás kicsi és nincs túl sok munka vagy vevő, elég ha a pár ember összejön és elmesélnek egymásnak mindent. Legtöbbször úgyis együtt csinálnak valamit, közben megosztják a történéseket. A megnövekedett cégben, több emberrel, sajnos ez nem fog menni. Gyakori az is, hogy egy-egy kolléga „magánál tart információkat" ami szintén nem jó.

Ahhoz, hogy a kollégák dönteni tudjanak, felelősséget vállaljanak információkra van szükség. Mint ahogy arra is, hogy a munkájuk kontrollálható legyen.

Az információval, ahogy mondani szokták, két gond lehet: túl sok, vagy túl kevés van belőle. Ez nagyon igaz. Ha nem kapok infót arról, hogy mik az eladásaink trendjei az éppúgy gond, mintha napi ötven emailt kapok arról, hogy kinek hogyan ment aznap az értékesítés.

A személyes, szóbeli információváltás a legtöbb vállalkozás esetében nagyon gyorsan kezd komplikálttá válni, ha elindul a növekedés. A leggyakoribb ami leváltja, az emailezés. Ennek egyik variációja, hogy mindenki bent van a címzettek között: így hosszú levélváltások tanúi lehetünk arról, hogy a könyvelővel és a szállítóval is egyeztetni kell az UL-2014/00345 számla kapcsán. A másik variáció, hogy „belecsöppenünk" egy fontos folyamatba ami már zajlik egy ideje, csak eddig épp kifelejtettek a levelezésből.

Az email kiváltható különböző vállalati szoftverekkel. Mielőtt azonban beleugrana az ügyviteli rendszerek világába, gondolja végig a következőket:

    • milyen információk kellenek egy-egy munkakörhöz és hol vannak ezek az információk
    • milyen információ kellenek egy-egy döntéshez és ezek hol vannak
    • milyen információ kell egy-egy munkakör kontrollálásához és ezek honnan nyerhetők
    • mi az a közeg, ami közvetíti a fenti információkat anélkül, hogy az túl sok időt és energiát rabolna el.

blog 150426 3

A bemutatott négy lépés abban segít, hogy a cége egy bővíthető rendszerként működjön. Ez kétségtelenül ridegebb, mint a „hőskor" időszaka, de a vállalat így tudja biztosítani, hogy jóval nagyobb léptékben is hatékony tudjon maradni. Nem is beszélve arról, hogy így a siker sokkal kevésbé múlik egy-egy ember „tehetségén", ezzel a cég kitettsége is csökken.

 

- - - | - - -