Konraad a Cégépítő Blog

Érdekességek, tippek trükkök a menedzsment világából

A dolog kulcsa maga a "Terv" lesz....ami bizony szó szerint egy tervet jelent

Gyakran keverjük ugyanis össze a célokat a tervekkel. ...

"Az a tervem, hogy idén rendszeresen kondizni fogok". "Az a terv, idén kijövünk az új szolgáltatással" "Az a tervünk, hogy kilépünk az európai piacra" - mondjuk lelkesen magunknak és az ismerősöknek. Aztán jönnek a hétköznapok..."most egy darabig nem tudok menni a terembe, mert sokáig dolgozom", "most le kell kezelni az új vevőket, nincs időnk arra, hogy még az új szolgáltatást is összerakjuk", "kilépünk majd az európai piacra, de kellene majd valaki aki parteneret talál ehhez, mert nekem most más dolgom van"...és aztán szép lassan beletörődünk, hogy "most nem megy, majd később". Nincs gond, a lehetőség ott van, nem veszik el. Csak épp sosem lesz belőle semmi.

Szóval, a terv nem a cél. A terv pontosan arról szó: mikor, mit fogunk csinálni ahhoz, hogy megvalósítsuk a célt. Mit fogunk csinálni, amikor nem lesz idő, amikor más dolgokkal is kell foglalkozni, amikor "szét vagyunk esve".

Ha őszintén belegondolunk mik vitték el a nagy elhatározásaink elől az időt, kevés extrém dolog lesz. Inkább olyanok, amik mindig is voltak. Vagyis, tudunk róluk már előre, mégis, később úgy hivatkozunk rájuk, mintha meglepetésként értek volna.

De mit tud ezen változtatni egy terv? Nem felelseleges időpazarlás ez, - hiszen úgyis felülírja az élet

blog 160227 2Eszembe jut, hogyan tanultam meg síelni. Az egyetemi évek alatt jártunk és sok "önjelölt" oktatóm volt. Mondták a kasszikus hóeke formát, ami jól működött vízszinteshez közeli talajon, de brutális és megalázó esésekhez vezetett egy komolyabb lejtőn. Mondták azt is, hogy egyszerűen csak forduljunk át..."hegyláb-völgyláb" ugyeár. Elméletben jónak tűnt, de ha az ember lenézett a mélybe, nem forgolódott semerre, hanem gyorsan fenékre esett, mert ijesztővé kezdett válni, ahogy megindult.

Sosem sikerült lesiklanom egy meredekebb lejtőn...egészen addig, amíg egy nap teljes köd borította a pályát. A köd miatt ugyanis nem láttam le a mélybe. Hirtelen nem azt kellett megoldani, hogy "oda messze" lemenjek, hanem csak azt, hogy pár méterrel kerüljek lejjebb, ameddig láttam. Na ez már egyáltalán nem volt ijesztő és nem tűnt nagy dolognak, simán át tudtam fordulni...és tadaam, egycsapásra megtanultam.

Hasonlóra gondolok, amikor a tervekről beszélünk. Ha csak a célt nézzük, könnyen elbukhatunk. Pont azért, mert jó messze van. Valami távoli dolog, amit felülír a mindennapi életünk. Ellenben, ha "felszeletelem" az oda vezető utat, ködöt eresztve a pályára, akkor csak azt látom, hogy mit kell tennem ebben a hónapban, ezen a héten, vagy éppen ma. Csak erre kell koncentrálnom, csak ezt kell beillesztenem az időrendembe.

Ezzel a távoli cél nagyon is valós, megoldható és megoldandó mindennapi feladatokká alakul. Így fogok kicsi és kezelhető lépésekben, napról-napra, hétről-hétre, hónapról-hónapra haladva végigmenni a pályán.

Ez pedig maga a terv. A cél egy távoli állapot, de a terv: az mai feladatokról szól. Jöhetnek váratlan dolgok, amik miatt nem tudjuk azt tenni amit előre terveztünk? Természetesen. De a váratlan dolgok a legtöbb esetben egy-egy szakaszra vannak hatással. Az út egy-egy szakaszán kell megoldani őket, ott kell másképp csinálni valamit vagy akár újratervezni az egész szakaszt. Ha van terv, nem "általában" változott meg minden, hanem nagyon is konkrétan látható, hol és mit kell másképp csinálni.

De hogyan készítsünk egy jó tervet?

blog 160227 3

1. Mindenekelőtt kelleni fognak a célok

Tudnunk kell, pontosan hová akarunk eljutni. A legjobb módja a célok megfogalmazásának, ha magunk elé képzeljük a jövőt: Azzal foglalkozunk, amivel szeretnénk, olyan a cég amilyennek szeretnénk, úgy működik minden, ahogy szeretnénk.

2. Eután érdemes végiggondolni:

  • mi akadályozza, hogy megvalósítsuk ezt a jövőképet?
  • kinek van hatása arra, hogy meg tudjuk-e valósítani a jövőképet?
  • milyen eszközökre, emberekre, képességekre van szükség ahhoz, hogy elérjük a célokat?

Akkor végeztünk jó munkát, ha meglepően kevés lesz a külső faktor, amiket nem tudunk legalább közvetve befolyásolni.

3. Következik a feladatlista

Az előző pont alapján írjuk össze mit kell tennünk. Nagyobb cégben: mit kell tenni és ki a felelős azért, hogy ez meglegyen.

Nincs kötöttség, milyen rendben írjuk a feladatokat. Lehet úgy, ahogy eszünkbe jutnak, lehet őket feldarabolni. Erre nincs sablon, menet közben mindenki ráérez, hogy mennyire kell a részletekbe menni.

Ha megvagyunk, rakjunk össze egy film-forgatókönyvet a feladatokból. Mivel kezdődik, mi következik utána....szépen sorban, feladatról feladatra. Akkor lesz jó a film, ha

  1. elhisszük, hogy megtörténhet
  2. a kezdete az, hogy mi történik holnap, a vége pedig az, hogy elértük a célt

4) Végül az időzítés

Most már csak az a kérdés, mikor mire kerül sor. Vegyünk elő egy heti nézetű üres naptárat és írjuk bele a feladatokat.

Itt jöhetnek meglepetések. Könnyen szembesülhetünk azzal, hogy jóval több időbe kerül elérni a célt, mint első érzetre gondoltuk. Nem baj, a lényeg, hogy annyi feladatot ítjuk egy-egy héthez, amennyit vállalni tudunk, figyelembe véve a mindennapi terheket. Ha kell, nézzük meg, mivel és hogyan fogunk időt szakítani a feladatokra: mit fogunk lepasszolni, mit fogunk elhagyni.

Az ilyen terv azért jó, mert kegyetlenül szembesít azzal, mibe kerül, ha valóban el szeretném érni a céljaimat. Sokan ilyenkor újragondolják, mi az igazán fontos. Ugyanakkor ráébresztenek arra is, hogy ha akarom, el tudom érni, meg tudom csinálni azt, ami eddig csak álom volt.

Ha elkészült az időzítés akkor már azt is látja, mit fog tenni holnap a céljai érdekében.

Próbálja ki: készíten tervet egy olyan céljához, amit nagyon szeretne, de eddig valahogy sosem sikerült megvalósítani.

- | -